❶ 怎樣優化辦公設備，辦公傢具等資產的配置和使用

給您一個案例
一、 目的：
規范辦公用品、設備、傢具的領用和配置，提高資產使用效率，降低辦公成本費用。
二、 范圍：
本規定適用於公司及全體員工
三 規范內容：
(一) 辦公傢具、設備配置標准；
1、 高層管理層級（核心領導層）：黑色升降高背扶手轉椅（1）；豪華轉角辦公桌（1）；仿實木兩層對開文件櫃（1）；仿實木三層抽屜櫃（1）；黑色皮質單人沙發（2）；玻璃茶幾（1）；液晶平板電腦（1）；辦公電話（2）；衣架（1）；飲水機（1）。
2、 中層管理層級（部門總監及經理）：黑色升降高背轉椅（1）；普通辦公桌（1）；三層抽屜櫃（1）；液晶平板電腦（1）；辦公電話（1）。
3、 職員層級（部門主管及普通員工）：普通辦公椅（1）；普通辦公桌（1）；三層抽屜櫃（限職能部門）（1）；台式電腦（1）；辦公電話公用。
4、 職能部門配置：雙層推拉文件櫃（1）單層推拉文件櫃（1），特殊需求上報主管領導批准後，由資產管理部門根據需要統籌配置。
5、 業務部門(有坐席人員部門)配置：多門儲物櫃（以每人一門配置）雙層推拉文件櫃（1-2）。
6、 按照標准配置的辦公傢具、設備進行固定資產登記表登記後不得隨意變更，如有變更部門資產管理員必須進行部門資產登記表變更，並上報資產管理部門。
7、 各部門如需要增加辦公傢具、設備，在規定配置標准內可報資產管理部門審批采購後登記配發，如超過配置標准需報主管領導審批後，再報資產管理部門采購登記配發。
8、 各部門標准配置以外的辦公傢具、設備納入資產管理部門作資產庫存供調撥使用。
(二) 辦公用品配置標准：
1. 辦公用品分級管理：
（1）員工通用辦公用品：指公司所有員工根據工作需要均可以領用的辦公用品，例如：簽字筆、普通記事本、簽字筆芯、橡皮、記事貼等易消耗的辦公用品。
（2）部門專用辦公用品：指責任部門才能領取的辦公用品，如：復印紙、收據等。
（3）部門共用辦公用品：指各個部門可共同使用的辦公用品，如：釘書器、計算器、打孔器等。
（4）辦公用品：是指支持工作和業務開展所需的文具類物品，只針對該項進行發放。其他用途所需要使用辦公用品時，由需求部門向行政部進行申請，行政部只負責代購，費用由需求部門支付。
2. 領用和配置：
（1）員工配備標准：簽字筆(蘭、紅色，第二次以後為筆芯)、普通記事本。每月由部門助理統計部門需求、統一至行政部領取。新入職員工由該部門助理協助到行政部領用「員工通用辦公用品」，特殊崗位可依據工作需要申領其它辦公用品，需獲得本部門經理和行政部經理審核批准。
（2）經理級及以上員工配備標准：簽字筆((蘭、紅色，第二次以後為筆芯)、硬皮記事本，其它必須用品。
（3）所有領用的辦公用品數量均為一個單位，耐用品更新時以舊換新，非人為損壞需以壞換新，丟失責任自負。
(三) 辦公傢具、設備的申領流程；
1. 職能部門新員工報到或其他原因需添加配套辦公傢具、設備。
2. 由各職能部門資產管理員填寫資產申購、轉移審批表報部門主管經理。
3. 職能部門主管經理對進行資產申購、轉移審批表審核後報資產管理部門。
4. 資產管理部門對申購需求進行審核。
5. 資產管理部門確認資產庫存有無庫存實物（如無庫存進入采購程序）。
6. 如有庫存調撥資產庫存發放出庫（出庫單據填寫，固定資產登記表記錄變更）。

(四) 辦公傢具、設備的采購；
1、 資產管理部門對資產申購、轉移審批表進行審核。
2、 資產管理部門辦公傢具、設備庫存進行核對確認庫存數量。
3、 庫存數量如不能保證部門需求由資產管理部門對辦公傢具、設備需求做出統計。
4、 資產管理部門根據辦公傢具、設備需求統計進行采購計劃編制。
5、 資產管理部門聯系辦公傢具、設備供應商提供相關報價。
6、 資產管理部門對供貨商報價進行對比確認後報主管副總核准。
7、 采購計劃和采購預算獲批准後資產管理部門通知相關供應商供貨。
8、 貨物送達現場後資產管理部門進行入庫驗收及入庫手續辦理（固定資產登記表記錄變更）。
9、 資產管理部門憑相關單據進行采購費用支付和報銷。

(五) 辦公傢具的出入庫管理；
1、 辦公傢具到貨後必須辦理入庫手續。
2、 入庫單作為固定資產登記表變更記錄的依據和費用報銷憑據。
3、 入庫單填寫必須逐筆詳細填寫。
4、 資產管理人員和采購人員必須在入庫單簽字確認。
5、 資產管理部門通知資產申購部門資產管理員辦理出庫手續。
6、 辦公傢具、設備出庫必須填寫出庫單。
7、 出庫單作為部門固定資產登記表變更記錄的依據。
8、 出庫單填寫必須逐筆詳細填寫。
9、 資產管理人員和申購部門資產管理員必須在出庫單簽字確認。

(六) 辦公傢具、設備的使用管理；
1、 辦公傢具、設備的使用管理由資產管理部門統一進行。
2、 各部門有義務配合資產管理部門做好公司的資產管理工作。
3、 資產管理部門編制固定資產總表和部門固定資產分表對公司資產進行控制管理。
4、 資產管理部門對公司資產進行統一編號、貼簽。
5、 部門和員工個人配套辦公傢具、設備由部門資產管理員按照配套內容進行部門固定資產分表登記。
6、 每個員工對自己的配套辦公傢具、設備負管理責任。
7、 部門負責人和部門資產管理員對部門配套辦公傢具、設備負管理責任。
8、 如出現因人員變動、工作交接而造成資產變動須做好辦公傢具、設備交接檢查，並由部門資產管理員進行變更記錄。
9、 所有涉及辦公傢具、設備交接而造成的資產變動情況必須上報資產管理部門。
10、 資產管理部門對各部門出現的資產變動必須進行固定資產總表的變更記錄。

(七) 辦公傢具、設備的維護、報修和報廢；
1、 辦公傢具、設備的日常維護由使用人員和使用部門負責。
2、 辦公傢具、設備的檢查和修理由資產管理部門負責。
3、 辦公傢具、設備如出現故障和損壞，使用人和使用部門應填寫資產維修申請單報資產管理部門進行維修登記。
4、 資產管理部門對報修的的辦公傢具、設備進行檢查，確認損壞原因、維修項目和維修預算報批後進行維修。
5、 資產管理部門確認無維修價值的辦公傢具、設備應填寫資產處置表經審核後做相應報廢處理。
6、 辦公傢具、設備報廢後應在固定資產登記總表和部門資產登記分表作相應變更記錄。

(八) 辦公傢具、設備維修費用的支付責任；
1、 辦公傢具、設備的損壞責任確認由行政部和技術部負責。
2、 正常使用損耗需要修理費用由行政部和技術部納入正常維修成本。
3、 如屬人為損壞相關維修費用由當事人按照50%比例支付。
4、 如查實屬於故意破壞辦公傢具和辦公設備的行為對當事人處以維修成本2倍的罰款。
5、 如因產品質量問題造成損壞，行政部資產管理部門通知相關供應商進行處理。

❷ OA辦公系統怎樣實現高效的辦公用品管理平台

小到紙、筆、便簽，大到滑鼠桌椅、鍵盤，這些用「錢」購入的資產，卻總是被企業忽視，管理者對辦公用品使用現狀，一問三不知，OA系統針對企業當前狀況，用電子化的管理方式將辦公用品流轉情況顯性化，采購、領用、維修、報廢，全程記錄，隨時隨地查。

「分4步」理清優化辦公用品管理效率

1、按需采購，庫存合理管控

在OA辦公系統流程化的申領環境下，辦公用品的存量直接由報表統計，系統自動根據采購、領用、報廢流程的產生，實時更新物品狀態，數量一查即有。

在OA系統流程信息的監管作用下，一旦物品庫存告急，會及時觸發預警流程，提醒相關負責人及時采購，以免耽誤使用。

所有采購行為都由OA系統流程進行實時審批，買什麼、買多少領導都能隨時了解，根據後台庫存數據准確給出審批意見。

2、信息備案，電子台帳好打理

OA系統辦公用品備案，形成電子信息台帳，物品種類、庫存數量、使用人等信息一一呈現，無論是領用、維修還是報廢，所有變動信息OA系統都會通過流程抓取實時更新，就猶如信息監視看板，無需手工核對，信息准確性高。

OA系統對所有入庫物品實行條碼化管理，電腦、桌椅信息錄入條碼，隨時列印作為標簽，掃一掃就能知道所有使用信息。

3、快捷領用，手機、PC多渠道申領

提高使用效率是企業優化辦公用品管理的重要目的之一，在OA系統移動化、智能化的領用環境下，員工直接拿出手機就能提交領用需求，領導隨時隨地審批，無懼距離，大大節省了溝通時間，提高使用體驗。

（個人資產領用信息卡片）