组织职能优化
1. 政府组织结构如何优化
优化政府组织结构具体来讲,需着重抓好以下5个方面的改革。
1、优化政府机构设置
目前政府机构设置过多、分工过细,这是造成部门职能交叉、权责脱节、运行不畅、效率低下的主要原因。优化政府组织结构,必须继续推进机构改革,优化机构设置,重点是积极稳妥实施大部门制改革。实施大部门制改革,主要是对职能相近、管理分散、分工过细的机构,对职责交叉重复、相互扯皮、长期难以协调解决的机构,进行整合调整、综合设置,形成科学合理、精干高效的管理体系。实施这项改革是一个循序渐进的过程,还需要从各方面的实际出发,坚持积极稳妥方针,把握好条件和时机,着力解决突出矛盾和问题。《决定》提出要“统筹党政群机构改革”,这是着眼于加强党的执政能力和国家治理体系现代化建设做出的重大决策,具有重要的现实意义和长远意义。与政府机构相比,党委部门、人大、政协、法院、检察院机关以及人民团体机关的机构设置数量较少,具有一定特殊性,但同样存在某些机构及其内设机构设置不科学、不合理、职责关系不顺等问题,有必要按照改革要求进行适当的调整和完善,有的还需要结合职能调整进行适当整合。通过改革,形成适应全面深化改革和发展要求的党政群机构新格局。
2、理顺部门职责关系
目前,政府部门存在的一些体制机制问题,固然与职能转变不到位、机构设置不科学有关,但很大程度上体现在部门间的职责分工不合理、责权不一致、运行机制不完善。
《决定》在强调转变政府职能、深化机构改革的同时,明确提出要优化职能配置,理顺部门职责关系,完善运行机制,这是优化政府组织结构的重要内容。
一是合理界定政府部门的职能分工,进一步明确和强化责任,完善政府职责体系。按照宏观调控部门、市场监管部门、社会管理和公共服务部门的职责定位,合理确定各自的权责范围和职能重点,坚持一件事情原则上由一个部门负责,确需多个部门管理的事项,明确牵头部门,分清主次责任,建立健全部门间的协调配合机制,形成工作合力,提高行政效率。
二是在合理划分各级政府事权的基础上,理顺上级部门、垂直管理机构与下级政府及其部门的职责关系。
三是按照决策权、执行权、监督权既相互制约又相互协调的要求,优化政府部门权力结构,明确不同部门的权力性质、地位及其相互关系。适当集中相关部门决策职能,加强决策咨询能力和现代智库建设,提高决策科学性。强化执行机关和部门执行力,提高行政效能。完善监督机关和部门的体制机制,促使政府部门依法履行职责。健全政府内部权力运行程序和工作规则,完善工作流程,加强制度建设,克服行政权力部门化倾向,确保各项权力依法有序运行。
3、优化行政区域设置
行政区划设置是否科学合理直接关系国家治理体系和政府组织结构优化;实行省直接管理县(市)是行政体制改革的重要内容,对优化行政层级、提高行政效率具有重要意义。改革开放以来,一些省在适度调整行政区划设置和布局等方面进行了改革和探索,对促进城镇化和区域经济社会发展发挥了积极作用。《决定》提出要继续开展这方面的改革和探索。一是科学把握以人为核心的新型城镇化发展对行政区划调整的新需求,以提高城镇化发展质量和效益为出发点,以促进资源优化配置、提高行政效率为目标,稳妥开展行政区划体制创新。完善设市标准,对具备条件的县有序改市。二是按照分步实施、先易后难、成熟先行的原则,在一些人口规模、面积大小、管理幅度适合的地方,依法有序探索省直接管理县(市)体制改革。继续推行扩大县(市)权限或县级财政由省直接管理的改革试点,在此基础上有条件的可进一步探索省直接管理县(市)。三是坚持从实际出发,因地制宜决策,及时总结经验,加以正确引导。四是坚持配套改革。无论是行政区划调整,还是探索省直接管理县(市)改革,不仅涉及事权划分,还涉及人事管理、财政管理、司法管辖等方面的体制调整,都需要综合考虑,科学论证。
4、严格绩效管理
严格绩效管理是优化政府组织结构,提高政府执行力、公信力的重要途径,是加强公务员队伍建设、树立正确政绩观的客观需要。近年来,一些地方政府和部门结合实际,开展多种形式的政府绩效管理实践,取得了一定的成效和经验,但总体上尚处于探索阶段。《决定》提出要“严格绩效管理,突出责任落实,确保权责一致”,这为全面推进绩效管理指明了方向。一是要按照科学发展和全面正确履行政府职能的要求,科学确定绩效评估的指标体系和指标权重。二是根据不同部门、不同地区、不同层级政府的职能特点和管理任务,建立与之相适应的绩效标准和考核重点,增强绩效管理的科学性、针对性、有效性。三是完善绩效评估机制和方法。四是注重绩效评估结果有效运用。
5、严格控制机构编制
机构编制管理是优化党的执政资源配置和加强国家政权建设的一项基础性工作。《决定》提出:“严格控制机构编制,严格按规定职数配备领导干部,减少机构数量和领导职数,严格控制财政供养人员总量。推进机构编制管理科学化、规范化、法制化。”这对加强机构编制管理提出了新的更高的要求,具有很强的现实针对性,要切实贯彻落实。一是强化机构编制刚性约束。各地各部门应严格按规定设置机构、配备人员编制和领导职数,在核定的行政编制和领导职数内配备人员。二是创新机构编制管理。树立新的管理理念,着力向改革要编制、向管理要编制、向信息技术要编制,妥善处理严格控制与满足需求的矛盾。三是严肃机构编制纪律。严格遵守机构编制各项法律法规和政策,严禁行政编制和事业编制混用,严禁上级部门干预下级机构编制事项。健全机构编制监督检查和协调机制,加大违法违纪行为查处力度,维护机构编制管理的严肃性和权威性。
2. 组织效能提升的方法
有效组织的效能和效率是有效组织所必需同时具备的。
评价一个组织是否有效,必须综合考虑两个方面:从质的规定性来看是有效性,即“效能”,意味着“做正确的事”,即“做对”。从量的规定性来看是有效程度,即具有“效率”,意味着“正确地做事”,即“做好”。有效组织的效能和效率是有效组织所必需同时具备的。
我们可以通过以下方式进优化与提升:
人员配置优化——基于诊断分析的精准适配
近三成企业通过人员配置优化实现人效提升,尤其是处于转型期的企业,人员结构优化调整力度更大。
往往在优化人员结构之前,结合企业战略的人才盘点、人才效率与配置的诊断分析是必要举措。不同行业、不同发展阶段、不同业务类型的人才结构配置比例差异大,企业可根据自身业务特点,参考外部市场人员效率水平与人才配置比例进行人才持续跟踪优化。
差异化激励——激发组织人才活力
随着新生代员工加入职场,人才管理呈现多元化特征,新兴业态的兴起,使传统单一化的物质激励手段逐步失效,匹配不同类型人群的差异化激励体系成为组织的必然选择。尤其是组织变革时期,薪酬激励管理重塑与优化是驱动组织转型变革的重要因素。加强激励管理与业务发展的匹配度、激励方案的差异化设计、引进创新激励管理方式,是现阶段企业激励管理优化实践的主要方向。
新型绩效管理——助力组织协作与能力提升
人员能力提升与业务流程优化,是企业提升人效的主要管理举措。除了常用人才培养与发展体系的完善,新型绩效管理方式(如OKR、KSF等)的应用,同样有助于人才能力发展与组织协作效率提升。
打破岗位边界——创新灵活组织模式探索
为了应对业务与环境的挑战,企业会采取组织变革等一系列管理举措进行应对。组织形式将从传统职能制向事业部制和项目制转换,甚至采用平台+个人、阿米巴等创新组织形式来激活人才,提升组织效率。
除了组织形式的变革,轮岗、多角色多任务等工作模式的建立是打破岗位边界、提升组织与人才能力的手段。
3. 组织结构调整中,哪些职能中间层需要优化
1)项目主客观条件发生变化。如同其他事物一样,项目的情况也是经常发生变化的。这种变化从项目主观上看会有很多方面,由于委托方资金问题、产权关系、利益取向等的变化,使委托方对项目目标进行调整,因而对项目内容也要进行相应的改变。从外界客观条件看,在项目执行期间,项目的外部环境有时会发生很大的变化,特别是周期较长的项目。例如政治、经济环境,战争因素等,也可能是自然条件的变化,如自然资源、气候条件等。
(2)项目正常运行本身使项目管理的内容出现改变。随着项目工作的正常开展,一些子项目结束,一些新的子项目可能要开始,在这种情况下,项目管理的目标、管理的内容也可能会随之改变,特别是一些大的项目。在这种情况下,开始采用的组织结构形式与结构设计方案可能已不适应新的变化。
(3)实践证明原组织结构方案不适合项目的开展。尽管在项目组织方案设计时进行了深入的工作,但由于各种原因,原采用的项目组织结构形式仍可能与项目工作目标出现矛盾,无法完成项目工作任务,在这种情况下必须进行组织再造。
2.各类组织结构形式的适合条件
不同类型的项目组织结构形式适合不同类型的项目。一般来说,小型、时间短、专业面窄的项目适宜采用职能式组织结构形式;而工作周期长、专业复杂或比较特殊的项目,或工程量较大的工程项目适宜采用矩阵式或项目式的组织结构形式。因此在项目的组织设计中要根据项目的具体情况来决定项目的组织结构形式。如果项目在最初的组织设计时并没有依据项目的特点来选择组织结构形式,就必须进行组织结构形式的调整。
3.项目组织再造的原则
在项目组织再造时,除要遵循前面介绍的组织设计原则外,还要把握以下几点:
(1)尽可能保持项目工作的连续性。项目组织再造的目的是为了保证项目工作的更好开展,而决不是重新构建组织。因此要尽可能防止因项目组织调整而对项目顺利进行产生影响。
(2)避免因人调整组织设置。组织的调整要以项目工作为中心,避免为了满足或削弱个别人的权力等而对项目组织进行改变,否则只能对项目工作产生破坏作用。
(3)维护客户利益。当组织调整中出现矛盾时,以客户的利益为先行尺度,以完成好委托任务为第一原则。不能因组织的调整影响了项目的正常完成。
(4)处理好调整的时机问题。当必须对工程项目组织进行调整时,要注意研究和把握调整的最佳时机,有时不能操之过急,并利用调整前的时间做好各项准备工作,防止各种意外情况的出现。
(5)新组织一定要克服原组织下需解决的问题。调整是为了项目的发展,不是为了解决原组织中的所有问题,而只是解决不适应项目开展的主要关键问题。因此在构造新组织时一定要认真分析研究,新组织能否达到这一目标。
4. 组织结构模式优化怎么做
建立尽量简来单化、再自简约化的组织结构,在组织层级中尽量不超过四级;
明确各部门及岗位的工作职责、将各项职责落实到岗位,责任到人。
围绕以流程服务为导向的职能管理体系建设,通过分层分类的绩效考核制度将各项目职能落实到具体的工作中。
提高各级管理干部能力水平,安排合格的管理干部到位。
5. 如何提升组织架构优化
转载以下资料供参考
优化组织结构,要遵循一定的原则。
第一步:优化组织结构
在各部门填好组织梳理表之后,人力资源部组织进行讨论,组织结构的优化讨论是有原则的,人力资源部要在正式讨论之前,把这些原则讲清楚,让大家在共同的原则下提出改进和优化建议。
通常,组织结构设计有经典的七大原则:
第一个原则:一个上级的原则
为什么要强调一个上级的原则?绩效考核的时候是一级考核一级,直接上级考核直接下级。绩效考当中,不能出现越级考核,更不能出现跨部门考核,人力资源部考核所有部门本身就是一个笑话,一定要避免这种情况出现。
当一个员工出现两个及以上的上级的时候,绩效考核是无法开展的。当你确定不了谁是员工的直接领导的时候,你也就无法确定考核人,当然,考核指标也就无法确定。
所以,在组织梳理表阶段一定要搞清楚组织中的管理汇报关系,谁指挥谁,谁管理谁,一定清楚明确。
第二个原则:责权一致的原则
为什么要强调责权一致?企业中,经常会出现责任大于权力的现象,分配给了员工职责,让员工承担做不好的责任,却没有赋予他开展工作的权力。
在绩效考核的时候,当讨论到有责无权的指标的时候,员工肯定不会爽快承接。因为他知道,背负了这样的指标,就意味着被扣分,甚至被扣很多的分。至少在员工那里,还是非常看重分数的。
在做组织梳理的同时,要把那些责权不一致的工作梳理出来,并在公司层面讨论出一个解决方案。要么建立授权体系,把该属于员工的权力还给员工,要么建立员工培养计划,把员工的能力培养起来,使其具备被授权的能力。
第三个原则:既无重叠,又无空白的原则
为什么要强调既无重叠又无空白?道理非常简单,企业运行过程中,会衍生出很多事情大家都在做,比如招聘工作,通常,人力资源部在招,销售部在招,生产车间也在招,比如采购工作,采购部、设备管理部、办公室等都有采购职能。这就是职责重叠。
随着企业发展,一些新职能被企业应用,但对于这些职能企业既无既往经验又无具体的人承担,就像本章案例1里的企业那样,非常重要的经营计划管理却没有人做。于是,这些工作经常被落到空里,出现了职责真空。
如果不把这些问题修正,在讨论考核指标的时候,重叠职责扯不清楚,空白的职责更找不到承担的人员。
第四个原则:逐级的原则
这是管理汇报关系的问题。一级指挥一级,逐级上报的管理汇报关系经常在运行中出现变形,越级指挥的现象时有发生。当越级指挥比较多的时候,就形成多头领导,因此导致绩效考核关系不明晰,上级说考核A,上级的上级说考核B,大家扯来扯去,扯不清楚。当领导为了这些事情扯皮打架的时候,员工就茫然了。长此以往的话,让员工和组织一起成长就无从说起了。
第五个原则:服从的原则
服从的原则是指,当经理和下属发生争执的时候,下属应该无条件服从上级指挥。当双方没有达成共识的时候,员工先做事,在做事的过程再对工作思路和工作计划进行调整。员工不要一开始就和上级纠缠,总是认为自己的观点对,总是认为上级的思路有问题,拒不执行上级的指示,使得事情被拖延。
这一点在绩效考核体系推行的时候也体现得比较明显。在上下级讨论考核指标的时候,还没有等上级把话说,下级就扔过一句话,“不可能,根本完成不了,天方夜谭,明明就是老板一厢情愿” !
实际上,双方所处的立场不同,看法自然会有差异。作为上级,站在公司战略的高度,认为需要增加销售渠道,需要提升渠道销量,而下属站在本岗位的立场,认为去年的实际情况可以证明领导的想法行不通。于是双方开始争论,各说各的理。
这就需要上下级进行充分的沟通,如果最后员工仍然没有理解上级的意图,那么先服从,先做事,在执行过程再进行调整。不管困难是什么,目标先要定下来,否则,大家眼里看到的都是困难,企业还怎么发展,战略还怎么落地?
第六个原则:相互服务的原则
现代企业,每个岗位都不是一座孤岛,都会和其他岗位发生紧密的关联,尤其是产供销这些传统部门,更是密不可分。那么在组织梳理的时候,要发现他们之间互相服务的状况,进行调整。
在制定绩效考核指标的时候也是这样,比如产品交付及时率,不仅销售部门要考核,生产部门、采购部门同样要考核。当这些部门都承担这个考核指标的时候,大家才会对这个指标进行协作,就不会把一个部门考核成孤岛,通过考核使各个部门之间的相互服务关系更加紧密。
第七个原则:相互制约的原则
企业管理当中,既当裁判员又当教练员的情况经常发生,比如质检部门,既管质检又管生产,既制造质量,又检验质量,说来好笑,却比较常见,类似这样的职责要进行调整。
在以上原则的指导下,对组织结构进行调整,明确公司整体组织结构和各部门的岗位体系。
第二步:撰写部门职责汇编
在组织梳理的基础上,形成部门职责,这个工作比较简单,在此不再详述,为各位读者提供一个范例作为参考。
示例:某制造企业营销部职责
需要提示的是,这个工作需要人力资源部门和相关部门进行深入讨论,先分部门分别讨论,然后再把各个部门集合在一起进行一轮讨论,找出偏差进行纠正。
每个部门单独定的时候可能没有问题,而所有部门在一起的时候,问题就会显现出来了,业务紧密的部门会敏感地发现那些缺失的职责和描述不准确的职责。同时,大家在一起讨论一次,也加深彼此的理解,部门之间对彼此的定位和服务范围有一个整体的认识,对于部门间加强协作很有好处。
第三步:进行岗位设计和调整
组织结构确定了,部门职责明确了,再往下走岗位设计了。有些企业根本没有岗位的概念,和某些经理交流的时候,他们不会说哪个岗位干哪些事,而是说某某人干什么事,岗位管理非常混乱。
到底岗位名称叫什么?该怎么规范?每个岗位的管理汇报关系是什么,A岗位的上级是谁?下级是谁?同级是谁?每个岗位的人员编制是多少?哪些岗位是新增的?等等,这样内容需要通过岗位体系图进行确定,图2是某部门的岗位体系图示意。
第四步:撰写岗位说明书,明确职责和任职资格
当岗位体系讨论清楚以后,人力资源部就可以着手安排岗位说明书编写了。在编写之前仍然要做一个撰写培训,把岗位说明书编写的目的、意义、方法与工具教给大家,让上下级通过讨论的形式进行撰写。
6. 管理组织结构调整优化的原因
1)项目主客观条件发生变化。如同其他事物一样,项目的情况也是经常发生变化的。这种变化从项目主观上看会有很多方面,由于委托方资金问题、产权关系、利益取向等的变化,使委托方对项目目标进行调整,因而对项目内容也要进行相应的改变。从外界客观条件看,在项目执行期间,项目的外部环境有时会发生很大的变化,特别是周期较长的项目。例如政治、经济环境,战争因素等,也可能是自然条件的变化,如自然资源、气候条件等。
(2)项目正常运行本身使项目管理的内容出现改变。随着项目工作的正常开展,一些子项目结束,一些新的子项目可能要开始,在这种情况下,项目管理的目标、管理的内容也可能会随之改变,特别是一些大的项目。在这种情况下,开始采用的组织结构形式与结构设计方案可能已不适应新的变化。
(3)实践证明原组织结构方案不适合项目的开展。尽管在项目组织方案设计时进行了深入的工作,但由于各种原因,原采用的项目组织结构形式仍可能与项目工作目标出现矛盾,无法完成项目工作任务,在这种情况下必须进行组织再造。
2.各类组织结构形式的适合条件
不同类型的项目组织结构形式适合不同类型的项目。一般来说,小型、时间短、专业面窄的项目适宜采用职能式组织结构形式;而工作周期长、专业复杂或比较特殊的项目,投资或工程量较大的工程项目适宜采用矩阵式或项目式的组织结构形式。因此在项目的组织设计中要根据项目的具体情况来决定项目的组织结构形式。如果项目在最初的组织设计时并没有依据项目的特点来选择组织结构形式,就必须进行组织结构形式的调整。
3.项目组织再造的原则
在项目组织再造时,除要遵循前面介绍的组织设计原则外,还要把握以下几点:
(1)尽可能保持项目工作的连续性。项目组织再造的目的是为了保证项目工作的更好开展,而决不是重新构建组织。因此要尽可能防止因项目组织调整而对项目顺利进行产生影响。
(2)避免因人调整组织设置。组织的调整要以项目工作为中心,避免为了满足或削弱个别人的权力等而对项目组织进行改变,否则只能对项目工作产生破坏作用。
(3)维护客户利益。当组织调整中出现矛盾时,以客户的利益为先行尺度,以完成好委托任务为第一原则。不能因组织的调整影响了项目合同的正常完成。
(4)处理好调整的时机问题。当必须对工程项目组织进行调整时,要注意研究和把握调整的最佳时机,有时不能操之过急,并利用调整前的时间做好各项准备工作,防止各种意外情况的出现。
(5)新组织一定要克服原组织下需解决的问题。调整是为了项目的发展,不是为了解决原组织中的所有问题,而只是解决不适应项目开展的主要关键问题。因此在构造新组织时一定要认真分析研究,新组织能否达到这一目标。
7. 组织结构的优化方法
在对企业进行组织结构优化时,我们通常会分为三大部分进行开展。通过企业组织结构建设的优化,最终达到企业科学系统化的管理思维模式。
第一,要以组织机构的稳定性过渡或稳定性存在为前提:稳定现时的经营生产管理活动;设置的组织机构具有一定时期的稳定性;能将旧的机构平稳过渡到新的机构;人员的岗位调整能顺利平稳过渡到新的部门和岗位;不适应的原有岗位人员能平稳的离职,不会因为个别人员的离职而给企业带来负面影响,不会因为个别人的离职带走人员,导致员工对企业产生没有信心的思想变化。稳定性是否具备取决于部门优化调整时的设立是否做到了“ 三适”:
适应:是否适应企业发展需要和管理科学的基本要求。企业的规模、企业产品的市场占有率是否产生了内在的调整需求,一般的表现标志是:尽管企业规模扩大、人员增加,但企业效率提升速度不匹配,企业内部不协调、推诿的事情经常发生,内部协调工作经常需要上级领导来协调。原有部门、岗位不能适应企业的发展和生存的需求,部门经理、岗位人员明显感到工作不知为何为、不知为谁为、视而不见麻木无为、消极或积极乱为。
适时:企业是否到了不调整就不能取得更好效果的时间;是否在恰当的时机里进行调整或优化;是否在适当的提前量(相对于企业管理水准、人员心态、人员素质等)下进行;是否会因为机构调整长时间打乱企业的原来正常的经营生产秩序;是否能有助于企业在今后的发展中踏上新的起跑线;是否能促进快速提升经营业绩、管理水准;是否具有“ 退半步, 进一步或进两步”的效果等等。
适才:是否有合适的人员或机构来优化调整;是否能广泛发现能为公司所用的人才;是否能最大限度发挥现有人才的作用;是否发掘现有人才的潜力。是否能引进企业急需的人才等等,总之,是否能最大限度合理地使用人力资源。
第二,要分工清晰,有利考核与协调。在现有基础上改进不协调的组织关系,预防和避免今后可能存在的摩擦关系,优化的表现结果应该是部门职能清晰、权责到位,能够进行评价和考核,部门间的管理联系、工作程序协调,公司的管理制度能有效实施。
第三,部门、岗位的设置要与培养人才、提供良好发展空间相结合。优化调整部门和岗位时,既要不考虑现有人员,又要综合考虑人员;不能为了照顾人情关系,设立人情部门或岗位;同时,又要综合考虑现有人员的品行、企业发展所需要的能力和潜力等,在对品行有保证,具有风险小的培养价值的前提下,有意识地将部门、岗位和人才培养相结合,“企业是个人的发展平台”的观念通过具体的员工在部门或岗位的就职得到体现。
8. 对于直线职能型组织结构的缺点在企业管理中该如何进行改进优化
直线职能型组织结构的主要问题一般是由于管理职能分配在直接管理之外的“参谋”位置,导致在管理过程中管理职能经常不能有效的发挥和行使应有的管理作用。在实际管理实践中,这种“结构”性的“缺点”确实存在。但是,根本上还是来自人,来自人的主观管理意识对管理协同的影响。即人决定了这种“结构”性“缺点”的影响程度。下述解决原则供参考:
1. 从管理组织方向的解决原则是,以管理职能为根据建立管理体系,通过管理体系建立组织结构中孤立、分散的管理职能之间的直接管理联系,解决管理协同问题。例如:以质量管理部门为质量管理体系的管理业务领导,实现对质量管理的全面管控。
2. 管理的根本在于人。对人的管理是管理永恒的基本命题。这是任何企业组织形式都不能直接解决的问题。对人的管理不仅是约束,更重要的是培养建立在共同利益上的理解、帮助、尊重和人性关怀——共患意识。企业中的人际关系,决定了企业的组织管理关系及其影响。所以,需要在人及与人相关的管理方向上持久努力。
任何管理组织型式都有结构性的问题,所有结构性的问题之所以成为问题都有一个共同的原因——组织中的人和人际关系。对于企业来说,组织型式没有最好,只有最合适。任何组织形式的企业都可能因卓越的管理成为最优秀的企业。